ООО «Программные технологии» провело оптимизацию бизнес-процессов компании «Русмолко» на базе Docsvision. Обработка заявок на товарно-материальные ценности была значительно ускорена, контроль исполнения договорных обязательств усилен, а деятельность по обработке коммерческих предложений - оптимизирована. Систему интегрировали с корпоративным порталом MicrosoftSharePoint и «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия».
Совместная работа «Программных технологий» и «Русмолко» началась в 2011 году. Тогда был автоматизирован процесс согласования договоров и обработки счетов, создан электронный архив на базе Docsvision 4.5. Успешный проект стал основой долговременного сотрудничества.
В 2012 году на предприятии автоматизировали работу с корреспонденцией, распорядительными документами и служебными записками, а также ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений.
В начале 2013-го функциональность была расширена за счет процесса обработки заявок на товарно-материальные ценности и создания их электронного архива. В конце 2013 года успешно реализован новый проект, включающий в себя обновление до версии Docsvision 5.2. Она обладает более удобным интерфейсом, кроме того, улучшена логика процесса: усилен контроль обработки заявок, исключены их потери.
Формирование и отслеживание заявок сотрудниками всех филиалов осуществляется через web-интерфейс корпоративного портала MicrosoftSharePoint, что упрощает работу пользователям системы. Обработка и согласование проходят уже в системе Docsvision.
Автоматический контроль исполнения договорных обязательств дополняет процесс ведения договорной деятельности в СЭД, используя интеграцию с системой «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия».
Также автоматизирован процесс обработки коммерческих предложений. Внедрение и опытная эксплуатация решения длились четыре месяца; сейчас проводится обучение сотрудников холдинга.
На сегодняшний день в базе компании находится более 11 тысяч документов, ежемесячно добавляется около 500. Системой могут пользоваться сотрудники центрального офиса компании и ответственные лица во всех хозяйствах Пензенской области: Docsvision используется через удаленное соединение.
«Мы в полном объеме выполнили поставленные задачи, и в этом нам помогла новая платформа Docsvision 5.2. В проекте была реализована более глубокая автоматизация процессов путем интеграции с «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» и корпоративным порталом MicrosoftSharePoint, что стало очередным шагом к созданию единого информационного пространства компании.
Надеюсь, что наши планы совпадают с планами «Русмолко» и мы продолжим развивать систему в заданном направлении», - отметил коммерческий директор ООО «Программные технологии» Артур Галанин.
«Поэтапная реализация проектов на базе Docsvision при квалифицированной поддержке «Программных технологий» дает нам возможность пользоваться всеми преимуществами, которые предоставляет современная система электронного документооборота.
Эффективность ее использования мы видим в повышении производительности труда, экономии рабочего времени и прочих ресурсов сотрудников, совместимости с другими системами компании, удобстве использования, которое отмечают наши работники. Переход на новую версию считаем обязательным этапом поддержания и развития системы», - резюмировал генеральный директор ООО «Русская молочная компания» Павел Рэдзиш.